各系、部、处、室：
《年鉴》是学院发展历程和历史资料的重要载体，发挥着“鉴往知来”的功能和作用。为做好2012年年鉴编纂工作，现将有关事项通知如下：
一、编写宗旨
全面、系统、客观、准确地记录2012年学院各项事业发展及重大活动的基本情况，以及各方面工作的新进展、新成就，积累校史材料，为各级领导提供决策参考。
二、编写原则
1.年鉴资料必须准确反映2012年的工作情况，记述事实要准确、可靠，提供数据要真实、统一。
2.年鉴资料必须要全面反映2012年的各项事业发展情况，内容上要全，覆盖面要广，重要资料和重大事件要详细记载。
3.年鉴资料要突出反映2012年各项工作开展的新举措、新变化、新成就、新经验，突出工作重点、体现发展特色。
三、年鉴体例及要求
1.年鉴体例采用梯级层次，除特载、专题、大事记、图片和附录5个栏目以外，年鉴百科栏目部分设三个层次：类目、分目、条目，以“日校学历教育”作为一个类目，下设“教育教学”“学生工作”两个分目，则“教育教学”等分目下按条目记述。
示例：日校学历教育（类目）
教育教学（分目）
概况（条目―综述性）
专业建设与课程建设（条目―专题性）
……
2.条目的选题要全面、真实，同时要注重内容的连续和更新，选题材料时间界定为2012年1月1日至2012年12月31日。
3.条目的写作要开门见山，直陈其事，重点突出，避虚就实，标题要鲜明、准确、具体，一个标题反映一个中心。
4.条目的篇幅分短、中、长、特长四级，短条目300字以下，中条目300～500字，长条目500～1000字，特长条目1000～2000字。分目中的概况条目一般控制在800字以内，专题性条目应以中、短条为主。
四、年鉴文字规范及书写格式
1.文体。以记事、说明为主，记述内容要以事实和数据为依据，文字要简练，数据要准确，做到主题鲜明，点面结合，语言精练。
2.称谓。人名、地名、单位名称必须采用第三人称，不用“我院”、“我系”、“我处”等称谓；人名一般直称其姓名，后面不加“同志”、“先生”等称谓，必要时可以加职务或职称。
3.时间表述。时间一律具体书写为年月日，不用“今年”、“近几年”“最近”、“目前”、“现在”、“几年来”等模糊时间概念；不用时间简称，如“2012年”不能写成“12年”；同一条目中年份已有前提的，后面不必重复出现，可用“年内”替代，也可直接交代“某月”或“某月某日”。
4.数字。数目字除特殊情况外均用阿拉伯数字，如“50人次”、“30课时”等。但一般叙事文字中的数字，或者并非表示科学计量和不具有统计意义的数字，应使用汉字，如“五项规定”、“八条意见”等。
5.格式。年鉴资料编写要统一格式，文件格式要求：类目为二号黑体；分目为小二号黑体；条目标题为五号宋体加粗，用【】括起；条目内容为五号宋体，行间距20磅，页边距上下为2.5厘米、左右为2.6厘米；表格必须有标题和表头，表格为多个时，格式要一致。如编写时用Excel格式，报送时需转化成word格式。
示例：日校学历教育（类目）
教育教学（分目）
【概况】（条目）
【专业建设与课程建设】（条目）
【实验实训环境建设与管理】（条目）
……
五、其他要求
1.专人负责。各部门要高度重视年鉴编纂工作，指定一名中层干部牵头负责，并配备熟悉部门业务、有较强文字归纳能力的人员进行年鉴资料撰写，确保年鉴编纂工作高效、顺利开展。
2.交稿要求。年鉴文稿撰写完成后，需在文后注明撰写部门、文稿字数、撰稿人、审核人等信息。
为确保2012年年鉴如期编辑出版，请于4月3日前完成本部门的年鉴资料整理工作并提交院长办公室。文件命名为“部门名称+2012年年鉴资料”。
联系人：王少宾，电话：85998012，邮箱：wangsb@cptc.cn
注：学院2012年年鉴编写大纲见学院发文
