第一章 总 则

一、为了使学院有良好的工作秩序，健全公文管理制度，提高工作效率，认真贯彻党和国家的方针政策，根据国家邮政局颁发的《国家邮政局公文处理实施细则》，制定本办法。

二、学院呈办的公文，是传达上级有关方针、政策、法规和请示、答复问题、商洽工作、报告情况，交流经验的一种工具，各单位必须认真做好公文处理工作，为学院的中心工作服务。

三、各单位要发扬深入实际、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，提高公文质量和处理效率，行文要少而精，注重效用。

四、党委办公室、院长办公室是公文处理的管理机构，主管并负责指导二级单位的公文处理工作。

院内各二级单位必须配备专职或兼职文书人员。公文处理必须做到及时、准确、安全，由文书人员统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。当日收发文件当日处理，及时承办，不得积压延误。

五、学院的公文处理工作，贯彻“党政分开”的原则。

六、公文处理工作，必须实行严格的保密制度，传递机密公文时，要有专人专卷，确保机密。

第二章 公文种类

七、学院使用的公文种类主要包括：

（一）通告 适用于公布全校师生员工应当遵守或周知的事项。

（二）请示 适用于向上级机关请求批准有关事项。

（三）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（四）批复 适用于答复下级机关的请示事项。

（五）通知 适用于传达上级机关的指示，要求下级机关办理或者需要周知的事项，转发上级机关和不相隶属机关的公文，任免、聘用人员等。

（六）通报 适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、通报情况。

（七）决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（八）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）函 适用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题请求批准和答复审批事项。

（十）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

八、公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级及保密期限，“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。份数序号印在版心左上角第一行，秘密等级和保密期限按照国家保密工作部门的规定确定。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”；其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。紧急程度的划分要从实际出发。

（三）发文机关标识一般由发文机关名称加“文件”二字组成。发文机关应当使用发文机关全称或者规范化简称；发文机关标识用大字套红印在公文首页上端，上报的公文印在公文首页中上位置；联合行文，主办机关排列在前。

（四）发文字号包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。

发文字号居于发文机关标识与反线之间正中处，适当靠近反线。函件的发文字号在反线右下方、标题右上角的位置。其中年份用公元纪年全称并用六角括号括入。年份及序号均用阿拉伯数字。序号不编虚位，不加“第”字。

（五）上报的公文，应当在首页标识签发人姓名。联合上报或经会签上报的公文，应同时标识相关部门签发人或会签人姓名。

签发人姓名与发文字号平行印制在反线之上，发文字号右左，签发人姓名居右，两者之间应有适当距离。

（六）公文标题，一般由发文机关名称、事由和文种三部门组成，有时可省略发文机关名称。拟写公文标题时先写发文机关名称，再准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

在某些公文标题中，发文机关名称、事由可省略，但在任何情况下文种不能省略。

批转、转发公文，标题应避免使用重复用语和相同的公文种类，标题字数一般不超过40个。

标题印在反线之下，主送机关之上，居中排列；人名、地名、词不得分隔成两行，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，印制在标题与正文之间，顶格书写，加冒号。主送机关应当使用全称或规范化简称、统称，两个以上主送机关，一般按系统先外后内，先大后小的顺序排列。

（八）正文，即公文的具体内容，是公文的主要部分。

正文印在主送机关之下的位置，起段空两个字，回行时顶格书写。

（九）公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之上注明附件顺序和名称。附件首页左上角应标识附件序号。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

成文日期在正文以下偏右位置，成文日期中的数字用小写汉字。会议通过的公文，其成文日期外加圆括号并位于标题下方。成文日期必须年、月、日齐全。

（十一）附注，用以说明在正文中不便说明的其他事项，如：需要加以解释的名词术语或表示公文的传达（阅读）范围，使用方法及请示性公文必须注明的联系人姓名和电话等。附注印在成文日期左下方，主题词之上的位置，用圆括号括起。

（十二）公文应当标注主题词，上报的公文，应当按照上级机关的要求标注主题词。主题词印在抄送机关之上，“主题词：”应顶格，词目之间空1个汉字位置，词目之间、结尾不用标点符号。

（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。机关名称一般按先外后内、先大后小的顺序排列。

（十四）印发机关和印发日期，学院公文的印发机关印“石家庄邮电职业技术学院院长办公室”，或“石家庄邮电职业技术学院党委办公室”，印发日期中的数字用阿拉伯数字。

（十五）抄送机关与印发机关和日期依顺序分别印在主题词之下。“抄送：”，二字之间空1个汉字位置，并与上一行“主题词：”对齐；机关名称移行时与上一行机关名称对齐，抄送机关之下为印发机关和日期，印发机关居左，印发日期居右。

（十六）带有密级的公文应当标明印制份数，并用括号括起。份数一般印在抄送机关下方右侧。

（十七）文字从左至右横写、横排。

（十八）公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），鞍式装订。张贴的公文用纸幅面规格，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

九、行文关系

（一）对上级党委（党组）和院内各级党组织行文用学院党委名义；对国家教育部、国家邮政局、河北省教育厅、地方政府及所属部门，各省、区、市、各邮政局、兄弟院校和院内各二级单位行文用学院名义。

（二）我院有关计划、基建、教务、科技、人事、外事、财务、物资、工资及有关方面需请示报告的问题，一般应直接报送国家邮政局机关主管司、局，重要的要抄报有关上级机关。

（三）公文除综合性的报告外，应一事一文。请示和报告要严格分开。请示文件一般只写一个主送机关。如需同时送其它机关，应当用抄报形式，但不得同时抄送下级机关。向下级机关的重要行文，可以抄报上级机关。“报告”中不得夹带请示事项。

（四）一般不得向上越级行文。因特殊情况，必须越级行文时，应经学院领导批准，同时抄报越过的机关。

（五）学院党委职能部门和行政及教学职能处室，在本部门职权范围内可以《石家庄邮电职业技术学院（处室发文）》的形式向院内相关部门行文。院内其他各单位之间一般不行文。各系、部、处、室向学院领导请示工作、报告情况，特别是涉及经费、人事、教学、科研、物资等重要问题需院领导审批的，应使用“签报”。

（六）以学院名义对内发文，凡要求各单位共同贯彻执行的，主送单位写“各系、部、处、室”，只要求某个部门或某个系部贯彻的，主送单位只写“某系”或“某处”。

（七）学院对外发文由党委办公室或院长办公室承办。 各职能处、室在自己的职权范围内，可与上级主管局、处汇报、联系有关业务，根据学院领导授权答复有关问题。

（八）上级的有关文件，除有密级的以外，因工作需要，经院长办公室批准，可以复印、转发。需用学院名义转发文件或答复问题时，由主办单位代拟文稿，送院长办公室核发。

十、学院发文编号及程序

（一）以学院名义发出的文件，在学院领导于文稿上签发后，党委文件由党委办公室，行政文件由院长办公室分别统一编号、登记、打印、校对、封发。

（二）凡以学院党委、学院名义发出的“文件”，分别由党委办公室、院长办公室核稿，党委文件由党委书记签发，学院文件由院长签发，议定事项、计划或工作任务需要行文的文件可由主管学院领导签发。文稿签发后由学院打字室打印。其他公文和材料的打印，需经院长办公室主任批准。打字室打印文稿，要及时、准确并严格保密。

（三）凡以学院名义发文统一由党委办公室、院长办公室按党、政分开的原则分别统一编号。学院行政发文代字用“石邮院”，学院党委发文代字用“石邮院党字”。收发文号一年一换，每年开始从元号编起。

我院各单位发文的代字为：

纪委——“纪委”

党委办公室——“党办”

党委组织部——“组织部”

党委宣传部——“宣传部”

党委学工部——“学工部”

纪监审办公室——“纪监审”

院长办公室——“院办”

人事处——“人事处”

计划财务处——“计财处”

教务处——“教务处”

培训部——“培训部”

科技产业处——“科技产业处”

成人教育部——“成教部”

保卫处——“保卫处”

学生处——“学生处”

团委——“团委”

工会——“工会”

离退休职工管理处——“离退处”

后勤处——“后勤处”

（四）学院各二级单位专职或兼职文书、收发人员，负责本单位及所属经办人因公发出的文件、资料、信函的收、发、检查、缮封、登记编号统一送发。

（五）每日外发的急件、要件，必须随发随投不得积压。一般公文资料、函件，均按通信员投递班次发送。

（六）封发文件需按文稿所列受文单位（包括）抄送及附件一一相符后，再行封装，不得遗漏。

（七）答复上级有关询问，与有关单位协商有关事项，通知有关单位某些事项，因时间要求紧迫，可以采用“传真电报”的形式。以学院名义发出的“传真电报”要编排文号，做为学院正式文件管理。

第五章 公文办理

十一、公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、催办、查核、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、封发、立卷、归档、销毁等程序。

十二、收文登记，应将收文时间、总顺序号、来文单位、公文编号、密级、紧急程度、标题、份数、承办单位、签收人姓名等填写清楚。

十三、催办公文的时限要求：

对特急件应随到随办；对急件应按来文要求的时限办复；一般公文需办复的，应在一周内最迟不超过十五天办复，需要研究而不能马上答复的，也要及时书面或口头简要回复。

党委办公室、院长办公室要定期向院内各二级单位通报公文催办情况。

十四、承办单位收到公文后，应按时限要求抓紧办理，不得延误、推诿。对确不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当迅速退回学院办公室并说明理由。

十五、凡涉及院内其他二级单位或有关单位的问题，主办单位要与有关单位协商、会签。协商意见不一致，要如实反映。

会签公文，先经主办单位处（室）及负责同志核签，再交相关单位会签。会签单位应签署明确意见。

会签单位如须修改原件内容，应及时向主办单位提出，协商解决，或另纸表明意见，不要直接在原件上圈、改、涂、划。

会签公文如系急件或重要密件，主办单位人员应直接送请有关单位签办。

十六、审批公文，主批人员应当签署明确意见，并署姓名和审批时间。其他审批人圈阅，则视为同意。

十七、文稿一经签发，即为定稿，未经签发人准许，不得擅自修改原意。

十八、草拟、修改和签批公文应在文稿装订线内书写，并要求一律使用钢笔或毛笔。公文要卷面整洁，字迹清晰。修改较乱的要清稿。

十九、公文的登记、封发应及时准确。做到当日文件当日封发，不得积压延误。

二十、草拟公文的要求：

（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，逻辑严谨，语句通顺，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。

（四）必须使用国家法定计量单位。

（五）用词用语准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。

（六）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语、具体修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。在一件公文中同一类数字的使用前后应一致。

（七）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为：“（1）”。

（八）草拟文稿的前页，应严格按“发文稿纸”（发电稿纸）要求的内容准确填写。

（九）文稿正文用统一格式的稿纸打印时，正文稿纸规格一般为A4纸，用3号仿宋字体。

二十一、各二级单位草拟的以学院名义发文的文稿，由二级单位领导核签后，送学院办公室审核。

二十二、审核公文的重点是：

1、是否需要行文；

2、是否符合国家的法律、法规及其他有关规定；

3、提出的要求和措施是否切实可行；

4、是否与有关部门协商和会签；

5、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合有关规定；

6、主送、抄送机关是否适当，单位名称、人名、地名、数字、引文是否准确，附件是否遗漏；

7、文件的密级确定是否准确。

二十三、送签的公文凡不符合本办法有关规定或文稿需作较大修改的，学院办公室应当将文稿退回主办单位修改或重拟。

第六章 公文管理

二十四、公文运转、交接的各个环节，必须建立登记、签收制度。公文办理过程中应抓紧办理，及时清退。经办部门每季度要清理一次，不可长期放在本部门和经办人手中。密级公文的运转、传递按国家保密局的有关规定执行。

二十五、各级领导参加会议带回的文件，应开列清单，及时交院长办公室登记处理。

二十六、送领导传阅的公文，应及时送阅。领导阅批的公文退回后，文秘人员应即行清点并查阅有无领导批标，以防遗失和贻误。

二十七、各种公文、资料要妥善保管，如发生丢失，应认真查找。对丢失文件者要追究责任，严肃处理。工作人员调离工作岗位时，必须清退其保留的全部公文。

二十八、秘密公文的收发、登记、保管应指定专人负责，并建立严格的管理制度。

第七章 公文立卷、归档、销毁

二十九、公文办理完毕后，承办人员应根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、原文正本和有关材料整理好，送交文秘人员立卷。

三十、公文归档，应根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐备、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，以便于保管和利用。

三十一、以学院名义形成的各种公文由院长办公室或党委办公室立卷、归档。本院与外单位联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。

三十二、公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制单位证明章，视同正式文件妥善保管。

三十三、案卷应当确定保管期限，按照规定于次年6月底前向学院综合档案室移交。个人不得保存应当存档的公文。

三十四、没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记审批，由二人监销，保证不丢失、不漏销。销毁绝密级公文应有机要人员监销。

第八章 印章使用与管理

三十五、印章的规格、式样与制发

学院各二级单位的印章直径4.2厘米，中央刊五角星，五角星上方刊学院名称，自左而右环行，五角星下刊处室名称，自左而右横列印章的汉字，使用国务院公布实行的简化字，字体为宋体。学院各部门的印章由学院批准并决定制发权限。

三十六、印章使用手续

（一）公文用印，凭签发人签名为据。

（二）用石家庄邮电职业技术学院印章，需经学院领导或办公室主任批准。用学院党委印章，需经学院党委书记或党办主任批准。

（三）用学院领导人名章，须经本人批准；上报各种例行报表用学院印章和学院领导人名章，由主管该项工作的学院领导批准。

（四）用处（室）印章，由处（室）领导批准。

三十七、用石家庄邮电职业技术学院党委和学院印章及学院领导印章应填写用印单，并按审批权限办理手续。

三十八、各类印章应指定专人保管、使用。

三十九、各业务专用章，要有专人管理，不得作与业务无关事项使用。

第九章 附 则

四十、学院各单位领导和工作人员在处理公文时均应执行本办法。

四十一、学院综合档案室对学院各单位（包括党、政、工、团）的文书处理归档工作负有检查督促、业务指导的责任，对全院文书案卷负有归档管理的责任。

四十二、本办法在执行中如有问题，由院长办公室汇总修改。

四十三、本办法自2003年6月10日起施行，2001年发布的《石家庄邮政高等专科学校公文处理办法》同时废止。

石家庄邮电职业技术学院公文主题词表

决定 通告 通报 通知 报告 请示 批复 函 文件 电报 讲话 意见 章程 规定 方案 条例 规则 印章 信访 档案 活动 办法 建议 情况 会议 会议纪要 文秘工作 印发 转发 会计 核算 资产 计划 规划 统计 财务 预算 决策 投资 补贴 津贴 工程 设计 竣工 验收 立项 项目 建设 基建 评估 工具 购置 监理 院办产业 质量 资质 设备 车辆 安装 更新 改造 管理 开发 科技 研制 信息 试验 鉴定 课题 结题 交流 合作 标准 计算机 接待 邀请 会见 协议 奖金 福利 收入 劳资 人事 教育 招聘 待业 奖励 处罚 事故 职业 任免 职称 安置 考核 离职 职工 待遇 院校 培训 学生 就业 放假 证书 保险 生产 启用 考察 职责 离退休 会谈 领导班子 领导干部 教师 骨干教师 学术带头人 学科组 教研室 专业 课程 作息时间 后勤 值班 服务 机要 整顿 清理 名单 安全 保密 审计 监察 廉政 防汛 机构 体制 编制 更名 检查 经营 印刷 管理 防火 救灾 教育 党员 党建 三育人 先进 表彰 要点 工作 专业技术职务 提案 聘任 成人教育 学历教育 函授 自学考试 考试 网络 软件 实验室 实践 教学 办学 民主生活会 知识分子